为什么不能用微信、Excel管理复杂的建设项目?

无论建设项目的规模、预算或时间框架如何,有一点是肯定的:一切从现场开始。

现场团队需要持续分享3-6周计划的进展,汇报最新的检查情况,并指出与检查相关的所有任务是否都已妥善处理。为此,您需要获得最新的、理想的实时计划版本。

为了掌握短期计划,很多建筑行业的人都用微信跟进。原因是计划是实时的,你可以在微信里随时添加照片和视频,分组分享给多个用户,甚至可以给人贴标签。相比于毫无生气的Excel表格,这是前进了一步。

然而,这种管理方法有一个很大的问题。微信、QQ之类的工具不是为了管理项目而设计的。因此,如果你试图将你的3-6周计划与主计划联系起来,你将面临许多挑战。

首先,你通过微信或QQ分享的数据是静态的,不存在项目团队需要提前规划和监控任务进度的环境。如果用微信或者QQ来举报和监控过程,最终还是需要有人每周从平台上提取信息,让大家都能得到最新消息。

所以这种方法很快又会变成劳动密集型的方法,你最终会服务于一个被无数关键信息包围的过时的项目组,这个项目组没有上下文,与各自的任务没有联系。这将导致更多的中断和延迟,这将对您的项目预算产生严重影响。

值得一提的是,44%的施工延误是由于施工项目开发中断造成的。从这个意义上说,减少实施过程中的障碍需要成为项目团队的主要关注点,从而控制预算。

如果我们深入研究,我们会发现这44%背后的四个主要因素可以归结为以下几个方面:

●44% & mdash;& mdash错误造成的延误

●18% & mdash;& mdash对招标书的延迟响应导致的延迟

●20% & mdash;& mdash规格变更

●18% & mdash;& mdash恶劣的天气和其他因素

从这个意义上说,将项目组与实时完成的活动联系起来是获得更好的建设项目进度可视性的关键。在这样的可见性中,每个动作都可以与正在进行的任务无缝链接。然而,报告和监测施工进度并不容易。许多公司仍然依靠纸笔或没完没了的电子邮件交流来交换项目的重要和最新信息,并标记需要立即采取行动的关键问题。这可能导致大量停机时间和昂贵的项目中断。

最重要的是,许多利益相关者可能不会一次分享所有必要的信息,因为他们担心要为最初计划的障碍负责。这无疑使项目经理和工头更难保证项目在预算内按时交付。如果选择依靠Excel、微信、QQ等工具,项目经理和项目主管最终会犯重大错误,因为他们会在没有准确理解短期计划和整体计划的情况下仓促决策。

换句话说,项目经理需要一个工具,能够让他们充分理解项目,并对每次与他们一起工作的人保持不同程度的透明度。Excel、微信、QQ等工具都做不到这一点。你的节目应该反映现实。在大多数情况下,错误和延迟最终会给你的项目带来极大的压力。报告进度的方式似乎是主要的难点之一,因为现场发生的事情和项目组反映的情况之间联系不紧密。

这种不匹配将导致许多问题,并将严重损害您的项目:

1.延迟和管理不善& mdash& mdash如果项目组没有意识到现场最严重的问题,就不可能及时行动,控制损失。这就是为什么快速标记问题可以成为项目的转机。因为说到底,如果你克服了拖延,你的预算就安全了。

2.关键信息没有及时共享& mdash& mdash问题总是当场出现。最重要的是报告和处理的速度,确保不同项目代理之间透明有效的沟通可以为项目节省时间和资源。

3.分包商徒然到达现场& mdash& mdash这是前一点的自然延续。为了让项目按预期发展,所有团队都需要达成共识。即使有最微小的误解,你的3-6周计划也会远远落后。

4.材料丢失或放错地方& mdash& mdash说到材料,清晰的计划概述是最重要的。如果你没有很好的理解接下来发生的事情和当前的项目需求,可能会导致材料的损坏、丢失或者放错地方。此外,这消除了建立标准化材料订购流程的可能性,这有助于降低施工成本和浪费。

5.没完没了的会议和电话& mdash& mdash& ldquo我们是如何按计划进行的?& rdquo这个问题会在日常直播会议上引发无休止的讨论。装备团队,用清晰简单的方式汇报进度。有了正确的数字工具,所有团队成员都可以实时看到他们在项目进度中的位置。

一个典型的一亿元项目平均每年经历600次中断,考虑到所有这些因素,这并不奇怪。更糟糕的是,这些中断可能需要7天才能解决,25%的中断从未收到回复。

综上所述,如果你想让项目持续下去,你的项目团队需要反映现实。但要明确的是,所有的建设项目都需要团队的努力和清晰的沟通,才能成功。

能实时、随时掌握项目真实情况、及时知道偏差的项目管理工具,比如8MSaaS PM项目管理工具,正好符合你的需求。

1.与实际业务交互的实时互联

8MSaaS PM帮助您自然分解项目工作,加强适当责任和承诺的落实,将所有责任和落实情况一目了然,结合实际业务情况进行考核和绩效评估。当团队成员变更承诺时,8MSaaS会自动通知其他相关人员。对于可能无法兑现的承诺,系统会在项目概述页面发出预警提示,明确识别这些不良事件的风险,快速做出有效决策。

2.项目规划和实施是不可分割的

在8MSaaS PM中,当计划并执行实时同步更新时,数据是真实的,不可更改的。一个项目只有一个当前计划,团队成员可以实时共享最新的项目进度。

& mdash& mdash确保每个团队成员立即更新项目中已更改的日期及其可交付成果的相关性

& mdash& mdash确保每个团队成员可以根据需要将交付物提交给上级进行审查

& mdash& mdash确保每个团队成员及时评审需要评审的交付成果

3.范围和沟通是一起管理的

8MSaaS支持使用迭代的方法沟通需求,促使项目团队尽快开始沟通和理解需求,然后制定需求交付计划。为了防止沟通裂缝,8MSaaS可以保留沟通、聊天、承诺的记录,保持信息畅通;同时,通过实时记录,我们可以追踪它,减少对人脑记忆的依赖。系统还具有文档收集功能,便于集中管理项目的文档,避免文件分散,保护数据的完整性。

4.资源需求和依赖性是明确的

8软件即服务(SaaS)使资源和交付物之间的依赖关系尽可能清晰,自动跟踪间接依赖关系,自动监控不适当的依赖关系,并在必要时警告相关人员(例如,一个过期的交付物将导致其他交付物过期),以便所有资源需求和依赖关系一目了然。

5.实时了解项目和项目成员的绩效

8MSaaS PM的所有数据都存储在数据库中,使得监控和分析更加容易。您可以实时跟踪项目的进度。当系统中的项目规划和执行可以明确分开时,就可以第一时间发现偏差。当系统实时跟踪职责和职责时,您可以同时准确了解项目成员的绩效问题。

6.自动跟踪和报告问题和风险

8MSaaS可以帮助您识别风险的概率、风险处理的优先级及其处理方法。而且还可以实时总结所有相关的问题和风险及其解决方案,统一有序地管理所有问题和风险,提高项目成功率。如果8MSaaS PM等项目管理工具使用得当,它们可以在项目管理过程中发挥至关重要的作用,因为它们可以无缝地连接不同的团队和利益相关者,并促进基于事实的工作方式。

当项目规模扩大、复杂性增加时,8MSaaS PM在管理数据的真实性和完整性方面的独特优势,加上其实时责任跟踪能力,可以产生& ldquo十只眼睛看,十只手指。8MSaaS项目管理信息的高可靠性让人保持诚信,让整个团队更科学、更安全地完成项目。了解更多关于8MSaaS项目管理工具:http://www.8msaas.cn/project/project_9Areas.html

为您推荐

发表评论

电子邮件地址不会被公开。